Wat is de betekenis van shadow IT?

Shadow IT is het gebruik van software, apps, cloudopslag of IT-apparatuur binnen een onderneming zonder goedkeuring of medeweten van de IT-afdeling. Medewerkers gebruiken dus tools die niet officieel beheerd of beveiligd worden door het bedrijf.

Enkele voorbeelden:

• Een werknemer gebruikt zijn persoonlijke Dropbox account om bedrijfsbestanden op te slaan.
• Een team beheert projecten in Trello zonder toestemming van IT.
• Het gebruik van ChatGPT of andere AI-tools die niet aan het huidige beleid voldoen
• Een medewerker die zijn eigen laptop of smartphone gebruikt voor zijn werk

Shadow IT ontstaat vaak omdat medewerkers niet willen wachten op goedkeuring van het IT-departement, de officiële software te beperkt/omslachtig vinden of een specifieke tool nodig hebben die het bedrijf niet aanbiedt.

Welke risico’s brengt shadow IT met zich mee?

Het ongeoorloofd gebruik van software of hardware klinkt onschuldig, maar er zijn wel degelijk een paar risico’s aan verbonden, zoals:

• Beveiligingsrisico’s: Gevoelige gegevens kunnen in onbeveiligde apps terechtkomen.
• Privacyproblemen: Het verwerken van persoonsgegevens in systemen die niet voldoen aan de wetgeving.
• Dataverlies: Bestanden die verloren gaan als een medewerker vertrekt of een account verwijdert.
• Gebrek aan controle: IT weet niet welke software wordt gebruikt en kan geen updates of beveiligingsmaatregelen toepassen.
• Extra kosten: Verschillende teams sluiten afzonderlijk abonnementen af voor vergelijkbare software, waardoor de totale kost hoger ligt.

Shadow IT voorkomen

Hier zijn een paar tips om shadow IT te vermijden:

• Bied gebruiksvriendelijke, moderne software aan
• Stel duidelijke richtlijnen op omtrent welke tools wel en niet zijn toegestaan
• Betrek medewerkers bij de softwarekeuzes
• Monitor het netwerk op ongeautoriseerde applicaties
• Maak het makkelijk voor medewerkers om nieuwe software aan te vragen

Schakel de hulp van een ITAM consultant in

Een ITAM consultant helpt om shadow IT zichtbaar te maken. Deze professional brengt in kaart welke software echt wordt gebruikt en gaat mee op zoek naar de juiste inventarisatie tool om dit correct op te volgen.

Daarnaast kijkt een ITAM consultant ook breder. Hij of zij zoekt actief naar mogelijke besparingen, bijvoorbeeld door ongebruikte software of dubbele licenties op te sporen. Tegelijk worden ook mogelijke beveiligingsproblemen rond softwaregebruik geïdentificeerd en aangepakt.

De consultant helpt om risico’s te beperken, op vlak van beveiliging, compliance en licenties, en kan waar nodig alternatieven voorstellen. Ook voor het opzetten van een duidelijk IT-asset beleid kan je op deze expert rekenen.

Vermoed je dat er shadow IT aanwezig is in jouw bedrijf en wil je hier werk van maken? Neem contact op met ITAM Consult om de volgende stappen te bespreken.